POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Cette déclaration de confidentialité a été adoptée le 27 mars 2024.
Fonds Émergence Estrie est notamment assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) et est donc tenue de prendre les mesures nécessaires pour protéger la confidentialité et la protection des renseignements personnels de tous ses employés, partenaires et clients. La présente politique a pour objectif de présenter la façon dont Fonds Émergence Estrie s’acquitte de ses obligations légales. Elle constitue également sa politique de gouvernance.
Renseignements personnels
Les renseignements personnels collectés ou détenus par Fonds Émergence Estrie dans le cadre de sa mission sont les suivants :
- Informations d’identification (ex : nom, coordonnées, genre, âge, appartenance ethnique, langue, revenu individuel, scolarité, source principale de revenu, statut familial, statut légal);
- Informations financières (ex : institutions financières, états de comptes, rapports de crédit, relevés de transactions, copies de chèques);
- Informations financières relatives au prêt (ex : montant du prêt, date du prêt, taux d’intérêt).
Seuls les renseignements nécessaires à la mission de Fonds Émergence Estrie sont recueillis.
Collecte de renseignements personnels
Fonds Émergence Estrie collecte des renseignements personnels auprès de ses clients dans le but d’offrir des prêts jusqu’à 20 000$. Seuls les renseignements nécessaires à la mission de Fonds Émergence Estrie sont recueillis.
La collecte de renseignements personnels auprès des clients s’effectue notamment au moyen d’un formulaire de demande de renseignements. Ce formulaire est transmis par courriel par Fonds Émergence Estrie.
En déposant une demande de financement et en transmettant la documentation pertinente à son soutien, les clients déclarent avoir lu la présente politique et consentent à la collecte de leurs renseignements personnels.
De plus, Fonds Émergence Estrie peut recueillir certains renseignements personnels auprès de tiers (ex : employeurs, institutions financières, rapports de crédit). Ces tiers sont identifiés dans la demande de financement.
Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis par Fonds Émergence Estrie le sont dans le but d’évaluer les demandes de financement et par la suite de fournir aux clients un financement. Ils servent également à des fins de distribution de matériel promotionnel.
Conservation et sécurité des renseignements personnels
Fonds Émergence Estrie conserve les renseignements personnels en sa possession de façon à en assurer la sécurité et la confidentialité. Cela peut impliquer la conservation de renseignements personnels à l’aide de logiciels d’infonuagique comme SharePoint.
Parmi les mesures de sécurité mises en place par Fonds Émergence Estrie, seuls les employés ayant besoin d’avoir accès aux renseignements personnels des clients dans le cadre de leur travail y ont accès. Tous les employés doivent également signer un engagement de confidentialité prévoyant qu’ils doivent assurer la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils pourraient avoir accès dans le cadre de leur travail.
Tous les renseignements personnels se trouvant sous forme papier sont conservés dans des classeurs barrés.
Destructions et anonymisation
Fonds Émergence Estrie doit détruire ou anonymiser les renseignements personnels conformément à la législation et réglementation applicables. Lorsque Fonds Émergence Estrie détruit ou anonymise les renseignements personnels, il prend les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité.
Communication des renseignements personnels
Fonds Émergence Estrie transmet certains renseignements au réseau MicroEntreprendre ainsi qu’à ses bailleurs de fonds dans le cadre de reddition de compte. Il s’agit de certaines informations non-nominatives ainsi que des renseignements personnels tels que décrits à la section « Renseignements personnels » ici-haut.
Fonds Émergence Estrie fait affaire avec certains intermédiaires pour la signature de documents (ex : DocuSign).
En effectuant une demande de financement et en transmettant la documentation pertinente à son soutien, les clients déclarent avoir lu la présente politique et consentent à la communication de leurs renseignements personnels à ces intermédiaires ainsi qu’à MicroEntreprendre et les différents bailleurs de fonds, i.e. ceux de MicroEntreprendre (ex : gouvernement provincial, gouvernement fédéral, EVOL) et ceux de Fonds Émergence Estrie (ex : Desjardins).
Aucun renseignement personnel n’est communiqué à un autre tiers sans le consentement de la personne concernée sauf dans le cas des exceptions prévues par la loi.
Bureaux de crédit
Fonds Émergence Estrie peut prendre connaissance de rapports de crédits dans le but d’évaluer la solvabilité des clients.
Droit de consultation
Le client a le droit de connaître la nature et l’origine des renseignements personnels détenus par Fonds Émergence Estrie à son égard, de les consulter et d’y apporter des correctifs ou ajouts si nécessaire. Cette rectification peut inclure la suppression des renseignements.
De plus, toute personne concernée par un renseignement personnel peut exiger la cessation de la diffusion de ce renseignement, la désindexation ou la réindexation de tout hyperlien rattaché à son nom permettant d’accéder à ce renseignement lorsque la diffusion du renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire ou encore lors que cette diffusion lui cause un préjudice grave en matière de vie privée ou de réputation, lequel est manifestement supérieur à l’intérêt public et à la liberté d’expression et que la solution recherchée n’excède pas ce qui est nécessaire pour éviter la perpétuation du préjudice. Les critères prévus à la loi seront considérés lors de cette analyse.
Pour ce faire, la personne intéressée doit s’adresser au responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont :
Marc-André Casault, Président-exécutif
Fonds Émergence Estrie
268 rue Aberdeen, bureau 203
Sherbrooke (QC) J1H1W5
819-542-5629
macasault@fondsemergenceestrie.ca
Droit d’opposition et de retrait
À tout moment les clients ont le droit de retirer leur consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. Le retrait du consentement peut cependant occasionner une interruption ou un rejet des services offerts par Fonds Émergence Estrie. Le cas échéant, les clients seront informés des conséquences de leur retrait de consentement.
Incidents de confidentialité
Si Fonds Émergence Estrie a des raisons de croire qu’est survenu un incident de confidentialité impliquant au moins un renseignement personnel, des mesures seront prises afin de diminuer les risques de préjudices et éviter que de nouveaux incidents se produisent.
Celles-ci peuvent selon le cas comprendre notamment un avis à la Commission d’accès à l’information, un avis à la personne concernée, un avis à toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer le risque (ex : fournisseur informatique, police, centre anti-fraude). Dans ce dernier cas, l’avis ne comprend que les renseignements personnels nécessaires à cette fin.
Une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité ne sera pas avisée si un tel avis serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou un organisme chargé, en vertu de la loi, de détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.
Hyperliens
Le site internet de Fonds Émergence Estrie comporte des hyperliens menant au site internet de tiers (ex : partenaires). Fonds Émergence Estrie n’est pas responsable de la protection des renseignements personnels par ces tiers.
Modification de la présente politique
La présente politique peut être modifiée sans préavis.
Coordonnées
Pour toute question relative à la présente politique, pour demander de l’assistance afin de comprendre la portée d’un consentement ou pour porter plainte relativement à la protection des renseignements personnels, il est possible de communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels au moyen des coordonnées suivantes :
Marc-André Casault, Président-exécutif
Fonds Émergence Estrie
268 rue Aberdeen, bureau 203
Sherbrooke (QC) J1H1W5
819-542-5629
macasault@fondsemergenceestrie.ca